Im ersten Teil dieses Zweiteilers ging es um Strategien und Ansätze, die für mich nicht funktionieren. In diesem Artikel will ich auf einige konkrete Systeme eingehen, die ich probiert habe und die für mich bestenfalls so lala funktionieren.
Getting Things Done
Getting Things Done war für mich zu komplex. Es ist außerdem ein System von Gewohnheiten, das sich nur schlecht schrittweise einführen lässt.
GTD hat einen Gedanken, den ich potenziell hilfreich finde: den der „Eingangskörbe“. Indem ich nämlich möglichst wenige Orte habe, an denen noch unverarbeitete Informationen (über Aufgaben, Termine, Ideen etc.) liegen, reduziere ich die Gefahr, etwas zu übersehen.
An diesen Dingen bin ich bei GTD wiederholt gescheitert:
- Wissen, dass etwas getan werden muss, ist noch nicht gleichbedeutend mit Tun. „Aufgaben beginnen“ ist eins der Dinge, die mit exekutiver Dysfunktion schwierig sind.
- GTD ist ein pflegeintensives System – es braucht relativ viel Hirnschmalz und Zeit, um es funktional zu halten.
- Getting Things Done verlangt recht viele Entscheidungen: In welchen Kontext gehört eine Sache? Kann ich sie gleich erledigen? Gehört sie zu einem Projekt? Welche Aufgabe von meiner Liste für den jeweiligen Kontext soll ich jetzt angehen?
- „Mach es gleich, wenn es weniger als zwei Minuten braucht“: erstens lauert hier die Falle „realistische Zeiteinschätzung“ (etwas, das nicht nur neurodivergenten Menschen schwer fällt), zweitens erfordert es ein Umschalten von der Aufgabe „Eingang durchsehen“ zu „diese Aufgabe erledigen“ und wieder zurück. Dieses Umschalten zwischen Aufgaben ist für mich schwierig (das ist auch wieder ein Teil von exekutiver Dysfunktion).
Besser funktioniert für mich sogenanntes batching, das heißt, mehrere kleine, ähnliche Aufgaben zusammen zu erledigen.
Zen To Done
Zen To Done war das erste Produktivitätssystem, das mir begegnete. Grundsätzlich fand ich den Gedanken anziehend, das System als Serie von Gewohnheitsänderungen langsam aufzubauen. Dranzubleiben, wenn der Reiz des Neuen weg ist – das ist allerdings dann wieder schwierig.
Wie Getting Things Done verwendet auch Zen To Done das Konzept der Eingangsorte, die regelmäßig durchgearbeitet werden sollen. Eigentlich sieht das System eine wöchentliche Review-Sitzung vor. Sie dient dazu, zu prüfen, welchen Fortschritt ich in dieser Woche gemacht habe und welche Ziele ich für die kommende Woche setze. An dieser Regelmäßigkeit bin ich immer wieder gescheitert.
Zusätzlich ist Zen To Done stärker zielorientiert als GTD. Und wie ich schon im letzten Post anmerkte, sind Ziele und Pläne für mich eine eher zweischneidige Angelegenheit.
Schmerzhafter war für mich, dass eine weitere Empfehlung für mich mit konstanter Bosheit nicht funktionierte: „3 most important things“, das heißt, für jeden Tag drei Prioritäten zu setzen. Regelmäßig musste ich am Ende des Tages feststellen, dass ich alles Mögliche erledigt hatte außer besagten drei wichtigsten Dingen. Dahinter steht wieder das ADHS-typische Problem mit dem Umsetzen von Plänen.
Personal Kanban
Eine Weile diente mir ein Kanban-Board als Haupt-Organisationssystem. Ich hatte damit das gleiche Problem wie mit ToDo-Listen-Apps: Ich sammelte „Sedimente“. Mein Board hing nach einiger Zeit voll mit Aufgaben, die irgendwann mal sinnvoll gewesen waren. Ich hatte jedoch auch lange nicht den Mut, sie einfach zu entsorgen – obwohl das Nicht-Erledigen bei den allermeisten keine nachteiligen Folgen gehabt hatte! Heute würde ich sagen, das liegt daran, dass Kanban keine Mechanik eingebaut hat, die mich regelmäßig dazu veranlasst, unnötig gewordene Aufgaben zu streichen. Aber wenigstens konnte ich bei meinem Personal Kanban-Board leichter von vorne anfangen als bei den meisten Apps.
Obwohl ich es derzeit nicht verwende, glaube ich, dass Kanban ein gutes Werkzeug für spezifische Projekte sein kann – ein Werkzeug, kein vollständiges Produktivitätssystem. Das kann aber auch einfach meine persönliche Veranlagung sein.
Was ich heute nutze
Die Erfahrung, dass mein Produktivitätssystem „kaputtgeht“ und ich es von Grund auf neu aufbauen muss, habe ich inzwischen seit einigen Jahren nicht mehr gehabt. Temporäres Schludern oder Unterbrechungen wegen Urlaub vielleicht, aber nicht dieses grundsätzliche Gefühl, wieder bei Null anfangen zu müssen. Das liegt zum einen schlicht an ADHS-Medikamenten, zum anderen habe ich seit 2016 mit dem BulletJournal eine Methode gefunden, die für mein Gehirn super funktioniert. Verbasele ich niemals Dinge? Bin ich seitdem perfekt? Keineswegs. Doch seitdem habe ich nicht mehr das Gefühl, dass mir meine Organisation immer wieder entgleitet oder endlos viel Zeit und Energie kostet.
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